Toutes les entreprises ont l’obligation de tenir une comptabilité. Mais suivant la taille et le statut juridique de l’entreprise, les obligations comptables pourront être simplifiées.
Voyons d’abord les obligations comptables d’une entreprise « classique », c’est-à-dire celle qui ne bénéficie pas de mesures de simplification.
Etudions ensuite les caractéristiques des entreprises qui peuvent tenir une comptabilité plus simplifiée, et les conséquences sur leur comptabilité.
Sommaire
Les obligations comptables d’une entreprise « classique »
Les obligations comptables sont définies par le Code de commerce, le Plan comptable général et le Code général des impôts.
Existence de pièces justificatives comptables
La comptabilité doit s’appuyer sur les pièces justificatives. Cela signifie qu’à chaque opération enregistrée dans votre comptabilité doit correspondre un document qui justifie cette opération : factures, pièces de caisse, etc. Ces pièces justificatives doivent être conservées comme preuve des opérations.
Tenue d’un livre-journal
Le livre-journal est un document dans lequel vous enregistrez toutes les opérations qui affectent le patrimoine de votre entreprise.
Une opération qui affecte le patrimoine de l’entreprise, c’est quoi ? Le patrimoine de l’entreprise est l’ensemble de ses biens diminué de l’ensemble de ses dettes. Toute opération qui modifie le montant des biens ou des dettes, ou leur répartition, affecte le patrimoine : un achat, une vente, le versement d’un salaire, le dépôt d’espèces en banque, etc.
Le livre-journal enregistre les écritures (une opération = une écriture en comptabilité) dans l’ordre chronologique, à la date de leur pièce justificative.
Tenue d’un livre-journal unique
Vous pouvez tenir un livre-journal unique, dans lequel tous les types d’opérations sont enregistrées.
Tenue de journaux auxiliaires et d’un livre-journal général, appelé journal centralisateur
Vous pouvez tenir des journaux auxiliaires, c’est ce que font de nombreuses entreprises. Les totaux des journaux auxiliaires sont reportés mensuellement dans le journal centralisateur.
Voici les journaux auxiliaires généralement utilisés :
- Le journal des achats, dans lequel on enregistre toutes les opérations d’achat et de dépenses liées aux frais généraux (loyer, assurance, frais de communication, d’entretien, téléphone, etc.).
- Le journal des ventes, dans lequel on enregistre toutes les factures de vente.
- Le journal de banque, dans lequel on enregistre toutes les opérations du compte bancaire.
- Eventuellement un journal de caisse, si les mouvements en espèces sont nombreux.
- Le journal des opérations diverses, dans lequel toutes les autres opérations sont enregistrées.
Il est possible d’ouvrir d’autres journaux auxiliaires selon vos besoins (journal de paie…).
Tenue du grand-livre
Le grand-livre est un document dans lequel toutes les écritures du livre-journal sont reportées, ventilées par compte. Le grand-livre peut être représenté comme un classeur, dans lequel chaque page est un compte de la comptabilité. Le livre-journal est organisé par ordre chronologique, le grand-livre est organisé par compte.
Etablissement de différents états financiers en fin d’exercice
A chaque fin d’exercice (un exercice = une année), vous devez :
- Procéder à un inventaire, qui contrôle et ajuste la valeur des éléments du patrimoine de l’entreprise,
- Etablir trois états financiers (compte de résultat, bilan et annexe).
Le compte de résultat
Le compte de résultat est le document comptable qui récapitule toutes les charges supportées par l’entreprise et tous les produits obtenus durant l’exercice écoulé. Le résultat la différence entre les produits et les charges : c’est un bénéfice s’il est positif, une perte s’il est négatif.
Le bilan
Le bilan est le document comptable qui présente le patrimoine de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice. Il est la photographie des biens possédés et des dettes.
L’annexe
L’annexe est composée d’un ensemble d’informations et d’états récapitulatifs. Son objectif est d’apporter des informations aidant à la compréhension du compte de résultat et du bilan.
Tenue d’une comptabilité d’engagement
La comptabilité à tenir doit être une comptabilité d’engagement. Une comptabilité d’engagement consiste à enregistrer les recettes quand elles sont acquises et les dépenses quand elles sont engagées. Concrètement, cela signifie qu’une vente ou un achat doivent être comptabilisés lors de leur facturation. La comptabilité d’engagement se distingue de la comptabilité de trésorerie qui enregistre les ventes lors de leur encaissement et les achats lors de leur règlement.
La comptabilité d’engagement oblige donc à passer davantage d’écritures qu’une comptabilité de trésorerie. Par exemple, pour une vente, deux écritures sont passées : une première à la facturation, une seconde à l’encaissement. La comptabilité de trésorerie se contente d’une seule écriture, à l’encaissement.
Mais la comptabilité d’engagement offre une image plus fidèle de l’activité et de la situation financière de l’entreprise, ainsi qu’un meilleur suivi des créances et des dettes.
Prenons l’exemple de Kiligolo, magasin de jouets. Il vend pour 10 000 € de marchandises à Noël. Il règlera ses fournisseurs au mois de janvier. S’il tient une comptabilité de trésorerie, ses produits s’élèvent à 10 000 € (marchandises encaissées) et ses charges à 0 €, puisque les marchandises ne sont pas encore payées. Le bénéfice s’élève alors à 10 000 €, ce qui ne reflète pas la réalité de l’activité.
Avec une comptabilité d’engagement, l’achat des marchandises, engagé en décembre, est comptabilisé. Le bénéfice en tient compte, ce qui donne une image plus fidèle de l’activité.
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Les caractéristiques des entreprises qui peuvent permettre de bénéficier de simplifications comptables
La comptabilité a notamment pour but de déterminer le bénéfice réalisé par votre entreprise. Le bénéfice va permettre de calculer l’impôt à payer à l’administration fiscale (les impôts).
L’administration fiscale propose des simplifications comptables en fonction des caractéristiques de votre entreprise.
Les caractéristiques à prendre en compte sont l’activité de l’entreprise, la forme juridique de celle-ci et le chiffre d’affaires annuel réalisé. Détaillons et expliquons ces différentes caractéristiques.
L’activité exercée
Les activités commerciales
Ce sont toutes les activités d’achat de biens pour les revendre en l’état (exemple : supermarchés), les ventes de prestations de services commerciales (location de matériel, transport, hôtellerie-restauration, agence immobilière, etc.).
Les activités industrielles
Ce sont toutes les activités de production de biens, qui transforment des matières premières en produits finis (exemples : fabricant automobile, fabricant de produits textiles).
Les activités artisanales
Ce sont des activités de fabrication, de transformation ou de prestation de service, réalisées grâce à un savoir-faire particulier, principalement manuel. Une activité artisanale s’exerce dans une petite structure qui n’emploie pas plus de 10 salariés. La liste des activités artisanales est définie par décret, vous pouvez consulter la liste complète sur le site de Bpifrance, en suivant ce lien : activites_artisanales
Les professions libérales
Exercer une profession libérale consiste à pratiquer une science ou un art, pour lesquels l’activité intellectuelle joue le principal rôle (exemples : conseil en informatique, formateur, styliste, médecin, avocat, astrologue, etc.). Il existe des professions libérales réglementées et des professions libérales non réglementées. Une profession libérale est dite réglementée quand ses membres doivent détenir un titre, respecter des règles déontologiques et sont soumis au contrôle de leur instance professionnelle (ordre, syndicat ou chambre). Vous pouvez consulter la liste des professions libérales réglementées et celles qui ne le sont pas en suivant ce lien : bpifrance-creation.fr
La forme juridique de votre entreprise
La forme juridique sous laquelle vous exercez votre activité est soit une entreprise individuelle, soit une société.
L’entreprise individuelle
Vous exercez votre activité en toute indépendance, en votre nom. Les auto-entrepreneurs (appelés maintenant micro-entrepreneurs) sont des entreprises individuelles. Les EIRL (entrepreneurs individuels à responsabilité limitée) sont aussi des entreprises individuelles.
La société
Une société est un groupement de personnes qui s’associent dans le but d’exercer une activité pour en partager les bénéfices. Une société a une personnalité distincte de ses associés : elle a un nom, un domicile et un patrimoine à elle. On distingue notamment les sociétés commerciales, pour exercer des activités commerciales, industrielles, artisanales et libérales non réglementées, des sociétés d’exercice libéral, réservées aux professions libérales réglementées.
Il existe différents types de sociétés, avec leurs caractéristiques propres. Citons-en :
Sociétés commerciales
SA (société anonyme, 7 associés minimum, 37 000 € minimum de capital).
SARL (société à responsabilité limitée, 2 associés minimum, pas de capital minimum).
EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (1 associé unique, pas de capital minimum).
SAS (société par actions simplifiée (2 associés minimum, pas de capital minimum)
SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle (1 associé unique, pas de capital minimum).
Sociétés d’exercice libéral
SELAFA (société d’exercice libéral à forme anonyme).
SELARL (société d’exercice libéral à responsabilité limitée).
SELAS (société d’exercice libéral par actions simplifiée).
Le montant du chiffre d’affaires annuel
Le chiffre d’affaires est le montant des ventes réalisées par l’entreprise.
Il existe deux seuils de chiffres d’affaires qui ont un impact sur les obligations comptables : les seuils de la micro-entreprise et les seuils de la petite entreprise (au sens fiscal).
Seuils de la micro-entreprise
Votre entreprise ne dépasse pas les seuils annuels de chiffres d’affaires suivants :
- 188 700 € si elle exerce des activités de ventes, de fournitures de logement et de restauration (denrées à consommer sur place ou à emporter),
- 77 700 € si elle réalise des prestations de services.
Attention : si votre activité est mixte, le chiffre d’affaires total ne doit pas dépasser 188 700 € ET le chiffre d’affaires de l’activité de services ne doit pas dépasser 77 700 €.
Seuils de la petite entreprise
Votre entreprise ne dépasse pas les seuils annuels de chiffres d’affaires suivants :
- 840 000 € si elle exerce des activités de ventes, de fournitures de logement et de restauration (denrées à consommer sur place ou à emporter),
- 254 000 € si elle réalise des prestations de services.
Attention : si votre activité est mixte, le chiffre d’affaires total ne doit pas dépasser 840 000 € ET le chiffre d’affaires de l’activité de services ne doit pas dépasser 254 000 €.
Les 4 régimes d’imposition
L’administration fiscale distingue 4 régimes d’imposition. Un régime d’imposition est l’ensemble des règles qui définissent la taxation des bénéfices d’une entreprise.
Les obligations comptables et les simplifications possibles dépendent du régime d’imposition qui s’applique à votre entreprise.
Voici les 4 régimes d’imposition :
- Le régime de la micro-entreprise,
- Le régime du réel simplifié,
- Le régime de la déclaration contrôlée,
- Le régime du réel normal.
Voyons d’abord quelles sont les entreprises auxquelles s’applique chaque régime d’imposition, puis les obligations comptables qui en découlent.
Régime de la micro-entreprise
Les entreprises concernées sont toutes les entreprises individuelles dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas les seuils de la micro-entreprise, à savoir :
- 188 700 € pour les activités de ventes de biens, fourniture de logement et de restauration,
- 77 700 € pour les prestations de services.
C’est le régime d’imposition qui s’applique aux auto-entrepreneurs.
Régime réel simplifié
Les entreprises concernées sont :
- les entreprises individuelles ayant une activité commerciale, industrielle ou artisanale,
- les sociétés.
Leur chiffre d’affaires est compris :
- entre 188 700 € et 840 000 € pour les activités de ventes de biens, fourniture de logement et de restauration,
- entre 77 700 € et 254 000 € pour les prestations de services.
Régime de la déclaration contrôlée
Les entreprises concernées sont les entreprises individuelles dont l’activité est une profession libérale et dont le chiffre d’affaires est supérieur à 72 600 €.
Régime réel normal
Les entreprises concernées sont toutes les autres entreprises, c’est-à-dire :
- les entreprises individuelles ayant une activité commerciale, industrielle ou artisanale,
- les sociétés,
dont le chiffre d’affaires est supérieur à :
- 840 000 € pour les activités de ventes de biens, de fournitures de logement et de restauration,
- 254 000 € pour les prestations de services.
Une entreprise peut choisir d’opter pour le régime applicable aux entreprises qui ont un chiffre d’affaires supérieur.
Par exemple, un micro-entrepreneur qui exerce une profession libérale peut opter pour le régime de la déclaration contrôlée.
Un micro-entrepreneur qui a une activité de vente de biens ou une activité de services peut opter pour le régime réel simplifié.
Une entreprise qui bénéficie du régime réel simplifié peut choisir le régime réel normal.
La comptabilité de la micro-entreprise
Les micro-entreprises sont dispensées de tenir une comptabilité. Elles doivent néanmoins tenir un livre chronologique de leurs recettes, et garder les pièces justificatives de ces recettes.
Si leur activité consiste en la vente de biens ou la fourniture de logement ou de restauration, elles doivent aussi tenir un registre des achats, et garder les pièces justificatives de ces achats.
Vous êtes auto-entrepreneur : votre entreprise est une micro-entreprise, vous faites donc partie de ces entreprises dispensées de comptabilité. Seule la tenue d’un livre des recettes (et dans les cas cités ci-dessus d’un registre des achats) est obligatoire.
Livre des recettes et registre des achats
pour le micro-entrepreneur
La comptabilité de l’entreprise au régime réel simplifié d’imposition
Si votre entreprise bénéficie du régime réel simplifié, elle peut tenir une comptabilité de trésorerie. Cela signifie que vous enregistrez dans le livre-journal les recettes lors de leur encaissement et les dépenses lors de leur paiement. C’est une comptabilité plus simple car il y a moins d’écritures qu’avec une comptabilité d’engagement.
En fin d’exercice, vous devez enregistrer les créances et les dettes qui existent à cette date.
Enfin, les états financiers à présenter à l’administration fiscale en fin d’exercice (bilan, compte de résultat et annexe) sont simplifiés par rapport à la comptabilité de l’entreprise « classique ».
La comptabilité de l’entreprise au régime de la déclaration contrôlée
Les obligations comptables sont très simplifiées par rapport à une entreprise « classique ».
Les obligations comptables sont les suivantes :
- tenir un livre-journal qui indique quotidiennement les recettes encaissées et les dépenses payées,
- tenir un registre des immobilisations affectées à l’usage professionnel, avec le détail des amortissements pratiqués,
- établir en fin d’exercice une déclaration fiscale qui ne comporte qu’un compte de résultat simplifié.
La comptabilité de l’entreprise au régime réel normal
Si votre entreprise est soumise au régime réel normal, elle doit tenir la comptabilité d’une entreprise « classique ». Cette comptabilité est celle décrite dans le paragraphe La comptabilité d’une entreprise « classique », au début de cet article.
Le guide des écritures comptables vous permet d’approfondir votre apprentissage de la comptabilité :
Plus de 150 écritures comptables expliquées !
vous trouverez 25 fiches qui expliquent comment comptabiliser les principales opérations que peut réaliser une entreprise, classées en 5 grandes parties :
- Opérations courantes
- Investissements et financements
- Opérations d’inventaire
- Paiement de la TVA et de l’impôt sur les sociétés
- Passage d’un exercice à l’autre
Peut-on tenir soi-même sa comptabilité ?
Le dirigeant d’une entreprise peut tenir lui-même sa comptabilité. Il peut aussi embaucher un salarié pour le faire.
Il peut également faire appel à un prestataire extérieur, professionnel de la comptabilité, l’expert comptable.
En bref, l’expert comptable n’est pas obligatoire. Mais si une entreprise fait appel à un prestataire extérieur pour tenir sa comptabilité, c’est obligatoirement un expert-comptable.
Si le dirigeant de l’entreprise choisit de tenir lui-même sa comptabilité, il doit avoir des connaissances comptables suffisantes et maîtriser les différentes obligations comptables.
Ce cahier est une méthode progressive pour comprendre la logique comptable et maîtriser le vocabulaire de la comptabilité, en 16 étapes.
A chaque étape :
- Les notions à connaître sont expliquées avec des mots simples et sont accompagnées de nombreux schémas.
- Des quiz et des cas concrets vous permettent de tester et de mettre en pratique vos connaissances.
Ce cahier inclut les corrigés détaillés et expliqués, pour vous aider à progresser.
Il est enrichi d’un lexique et d’un mini plan comptable.